Косметолог відкриває шафу перед процедурою і бачить: потрібний препарат є, але строк придатності минув три тижні тому. Пацієнт уже в кріслі, час іде, а флакон брати в роботу не можна. Ситуація прикра і цілком типова там, де облік ведеться «в голові».
Інша сторона тієї ж історії: на полиці лежить пʼять однакових упаковок, куплених про запас, і жодну не встигли використати до кінця строку. Гроші заморожені, частину доведеться списати даремно. І перше, і друге - не про недбалість, а про відсутність простої системи.
Список, який ведуть з дня приходу
Основа порядку - один перелік, куди потрапляє кожна упаковка одразу після отримання. Неважливо, зошит це, таблиця в телефоні чи файл на компʼютері. Головне, щоб запис зʼявлявся в момент приходу товару, а не «колись пізніше».
Мінімальний набір колонок такий: назва, партія, дата приходу, дата закінчення строку, кількість. Дехто додає колонку «дата відкриття»: вона стає в пригоді для засобів, у яких строк після розкриття коротший, ніж на закритій упаковці.
Кольорове маркування спрощує життя. Наприклад, наліпка одного кольору на позиціях із дальнім строком і іншого - на тих, що добігають кінця. Око чіпляється за колір швидше, ніж за дрібний друк на упаковці.
Ще одна деталь - хто саме вносить записи. Коли за облік відповідає одна людина, список не розповзається. Якщо в кабінеті працюють кілька майстрів, варто домовитися про одне спільне місце для записів, щоб не було двох різних версій залишків.
Ротація за датою: перше закінчується - перше в роботу
Правило коротке: ближче до руки стоїть те, що закінчується раніше. Нову поставку ставлять углиб полиці, а не поверх старої. Тоді рука сама бере флакон із найближчою датою, і нічого не застрягає в дальньому кутку до прострочення.
Полицю зручно розбити на зони за групами: окремо філери, окремо ботулотоксини, окремо витратні матеріали. Усередині кожної зони - лад за датою, найближчий строк спереду. Тоді ревізія займає хвилини, а не півдня пошуків.
Про запас беруть стільки, скільки реально встигають використати. Велика знижка на десять упаковок - не завжди економія, якщо половина потім піде в списання.
Ще один момент - однакові умови зберігання в межах зони. Коли препарати однієї групи лежать разом, легше стежити і за строком, і за станом упаковки.
Ревізія раз на місяць і «жовта зона»
Раз на місяць список звіряють із реальними залишками на полиці. Розбіжності бувають завжди: щось використали і не відмітили, щось переставили. Коротка звірка повертає перелік до реального стану, поки різниця ще дрібна.
Корисний прийом - окрема «жовта зона». Туди переставляють усе, до чого лишилося, скажімо, півтора-два місяці. Що потрапило в цю зону, планують у роботу першим і не замовляють повторно, доки залишок не зійде.
Коли звірка показує, що якоїсь позиції скоро не стане, її вносять у найближче замовлення. Робота з одним постачальником, як FilleR, робить строки поставки передбачуваними, тож тримати великий запас «про всяк випадок» уже не треба.
Система обліку не мусить бути складною. Один список, лад за датою на полиці та коротка звірка раз на місяць знімають більшу частину втрат. Решта тримається на звичці внести запис одразу, а не відкласти на потім.