Печать – это юридическая подпись. Она необходима для удостоверения документов, наделения их юридической силой. Штамп, в свою очередь, предназначен для воспроизведения одинаковых записей. Изготовление печатей и штампов осуществляют под заказ. Данную услугу предоставляют специализированные компании.
Типы печатей
Печати подразделяются на 2 категории – вспомогательные и основные. Основная печать предназначена для обозначения подлинности конкретных документов. На оттиске должна обязательно присутствовать следующая информация:
- наименование компании, либо организации;
- адрес юридического лица.
Окружность печати регламентирована законом.
Вспомогательные печати применяют для заверения учетной, деловой документации, выписок и справок. Такие оттиски содержат название организации, а также наименование отдела и тип клише, например, «Секретариат».
Разновидности штампов
Штампом называется приспособление для получения оттисков. Их назначение состоит в повторении надписи для упрощения и ускорения делопроизводства. В современном мире документы чаще всего делают на уже готовых бланках, отпечатанных на офисном технике, либо в типографии. Если бланки не используются, то прибегают к штампам.
Угловой штамп применяют для оттиска на документации соответствующих реквизитов. Часто подобный штамп именуют адресным. Для ведения учета используют регистрационный штамп. Оттиск предполагает наличие наименование своей организации и полей для внесения регистрационного индекса и даты поступления документа.
Для обозначения документов, в которых содержатся конфиденциальные данные, применяют штампы так называемого «ограниченного доступа». Оттиск делают на каждой отдельной странице в верхней части правого угла.
Также существуют маркировочные, бухгалтерские и другие виды штампов.
Хранение штампов
Основная печать хранится в сейфе руководителя орготдела. Если он будет отсутствовать в течение определенного периода времени, например, при уходе в отпуск, то печать передается другому сотруднику. Факт передачи подтверждается соответствующей распиской. Расписка необходима и в случаях, когда печать выносится за пределы организации.
Печати вспомогательного типа и штампы хранятся у персонала, который использует их в своей работе. Хранение должно производиться в столе с замком. В случае кражи оттиска необходимо обратиться с заявлением в полицию, причем сразу после выявления соответствующего факта.