Жизнь современного человека насыщена различными событиями, поэтому ежедневно проводятся десятки мероприятий, которые необходимо организовать в соответствии с высокими стандартами. Принято считать, что конференц-залы предназначены сугубо для официальных переговоров. Сегодня — это универсальные помещения, которые позволяют воплотить самые разные идеи: наладить деловые отношения с партнерами, провести эффектные презентации, поделиться опытом и знаниями. Чтобы событие прошло на высоком уровне, можно арендовать зал для конференции в Киеве, который идеально подойдет как для деловых, так и неофициальных встреч.
Виды мероприятий
В деятельности любой компании настает момент, когда нужно провести деловые переговоры, обучение сотрудников, организовать брифинг и многое другое. Продуктивность встречи зависит от множества факторов, но верный выбор площадки — уже половина успеха. Современные конференц-залы оборудованы последними новинками техники и дизайна, здесь можно провести:
- бизнес-встречи и переговоры;
- семинары и презентации;
- обучения и лекции;
- мастер-классы и тренинги;
- пресс-конференции;
- симпозиумы;
- брифинги;
- торжества.
Некоторые встречи следует проводить в деловой обстановке, для других предпочтительна непринужденная атмосфера. Удачный выбор позволит оратору провести мероприятие качественно и результативно, а участникам чувствовать себя комфортно и оставить приятные впечатления от события.
Когда нужен конференц-зал
Крупные компании могут иметь собственные объекты для проведения различных мероприятий, небольшие организации чаще нуждаются в аренде конференц-зала. Бывают ситуации, когда в любой компании, даже имеющей собственные площадки, требуется помещение, которое по территориальному расположению или другим критериям считается более подходящим. Когда необходима аренда конференц-зала:
- отсутствие собственной подходящей площадки;
- отсутствие хорошего технического оснащения;
- необходимость большой площади, где можно разместить многочисленную аудиторию;
- поиск более удобной локации для всех участников (в случае приема иногородних или иностранных гостей);
- возможность дополнительных услуг (трансфер, кейтеринг и прочее).
Конференц-залы учитывают любые форматы мероприятий, возможный характер деятельности будущих заказчиков, статус компании и многие другие нюансы, чтобы максимально удовлетворить потребности заказчика.
Как выбрать зал
В зависимости от формата ивента и количества участников, учитывают размер и стиль оформления помещения. Приблизительная площадь свободного пространства на одного человека составляет от 5 м3. Поэтому, следует заранее определиться с численностью гостей, а также уточнить, можно ли будет в случае необходимости добавить посадочные места. В основном залы условно можно разделить на три вида:
- Малые залы вместительностью от 10 до 50 человек. Зачастую их арендуют для тренингов и деловых переговоров.
- Среднего размера вмещают от 50 до 150 человек, и предназначены для конференций небольшого масштаба, форумов и семинаров.
- Большие предназначены для крупных международных событий, съездов представителей организаций, которые насчитывают более ста пятидесяти участников.
Дизайн зала также немаловажен, желательно, чтобы оформление зала соответствовало характеру мероприятия. Для официальных приемов или конференций на серьезную тему предпочтительнее выбирать помещения со сдержанным классическим стилем. Мебель желательна максимально удобная и функциональная. В оформлении — минимум предметов интерьера, все должно быть уместно и подчеркивать безупречный вкус. Для тренингов и мастер-классов можно выбрать менее формальную обстановку, чтобы присутствующие могли чувствовать себя в дружеской обстановке комфортно и легко.
На что обратить внимание
Независимо от того, какие задачи решает конференция, ее лучше проводить в комфортабельной обстановке, в хорошо оснащенном и подготовленном помещении. Обязательными является наличие следующих условий:
- Удобное расположение. Участниками могут быть иногородние или иностранные визитеры. Желательно, чтобы месторасположение имело доступную и известную локацию, с хорошей транспортной развязкой и парковкой.
- Комфортабельность. В этом случае нюансов достаточно много, все зависит от желаемого уровня. Но основные критерии, которые обязательны абсолютно для всех помещений: достаточное освещение, функционирование систем вентиляции, кондиционирования и отопления, хорошая изоляция шума и удобные посадочные места. Если есть трибуна и отдельный вход для спикера, это будет несомненным плюсом.
- Техническое оснащение. Все необходимое оборудование и технику можно арендовать по месту. Оснащение обеспечивает решение любых задач, поэтому оно должно отвечать последнему слову техники, быть исправным и функциональным. Обычно предлагается следующее оборудование: компьютеры, ноутбуки, аудиосистемы, системы видео конференц-связи, информационные дисплеи, флипчарты и так далее. Важно наличие стабильного интернета и wi-fi.
- Дополнительный сервис. В эту категорию входят услуги, которые обеспечивают комфортное пребывание гостей на протяжении всего пребывания в городе. Важно заранее предусмотреть организацию трансфера и размещение иногородних визитеров, кейтеринг — от кофе брейк или фуршета до полноценного обеда или ужина. Если конференция рассчитана на длительное время, не лишним будет позаботиться о досуге — проведении экскурсий, посещении театров и представлений.
В организации любого мероприятия не бывает незначительных мелочей — любой нюанс влияет на качество встречи, ее продуктивность и насыщенность, создание приятной атмосферы и хорошего настроения. Внимательный и серьезный подход к выбору конференц-зала даст положительный результат от события, обеспечит успех переговоров и оставит хорошее впечатление и приятные воспоминания у гостей.