Для современного офиса важно правильно планировать накладные расходы. Их значительную часть составляют затраты на печать. Экономить средства компании поможет комплексный подход к организации печати документов.
1) Выбирая печатающее устройство перед его покупкой, важно учитывать как его цену, так и технические характеристики, стоимость обслуживания.
Чаще всего в офисах используют черно-белые текстовые документы, поэтому предпочтение отдается лазерным принтерам. Они дороже струйных, но имеют более высокую скорость печати.
Если компания большая, то важно определить оптимальное количество принтеров для ее нормальной работы. Можно поставить в отделы недорогие принтеры базовой модели, а можно купить одно высокопроизводительное устройство, способное справиться с печатью для всего офиса. Второй вариант будет выгоднее по цене, но в этом случае увеличится время на хождение за отпечатками, что может снизить производительность коллектива.
2) Оригинальные расходники к лазерным принтерам дорогие. При ежедневном распечатывании документов замена картриджей будет производиться часто, и использование более дешевых совместимых картриджей будет выгодным.
Руководители компаний и предприятий должны еще организовать утилизацию отработанных картриджей. Для этого нужно обращаться в специализированные организации и оплачивать их услуги.
Для уменьшения количества хлопот и сокращения затрат стоит обратиться в сервисный центр по обслуживанию оргтехники. Можно привезти картриджи в мастерскую, но значительно удобнее будет заказать заправку картриджей с выездом. Специалист может приехать прямо в офис и провести заправку сразу нескольких печатающих устройств. Работы производятся быстро, качественно, без неудобств для клиента. Это помогает избежать перебоев в работе с документами.
Конечно, самое существенное в таком сервисе — финансовая выгода для офиса. Стоимость заправки картриджа намного меньше стоимости оригинального или совместимого расходника. Но важно также, что многократное использование картриджей позволяет сократить затраты ресурсов на их производство и утилизацию. То есть использование таких услуг уменьшает загрязнение окружающей среды.
3) Очевидным способом сокращения накладных расходов является и экономия бумаги. Если сотрудники офиса анализируют необходимость распечатки документа, работают внимательно и не печатают лишние копии, используют обратную сторону ненужных распечаток для своих рабочих записей, то количество заказываемой бумаги сократится. Такой подход тоже имеет две позитивные стороны — экономия средств организации и забота об окружающей среде.