При взгляде извне офис напоминает слаженный механизм, работающий по определённым правилам. Его работоспособность зависит от большого количества условий, одним из которых является своевременное и полноценное обеспечение канцелярскими товарами. Единственно правильным решением в этом случае является сотрудничество с надёжным поставщиком. Как найти надёжного поставщика канцтоваров? Самый простой способ – Интернет. Любая поисковая система предоставит вам десятки возможных вариантов. Как правило, предпочтение отдают сайтам, которые находятся в первых строчках выдачи поисковика. Теперь остаётся сделать звонок, уточнить детали сотрудничества, заключить договор и забыть о проблемах со снабжением.

В теории – всё так, но на практике вдруг оказывается, что наш рынок далёк от совершенства и наряду с надёжными поставщиками на нём присутствуют компании, которые не могут стать опорой в вопросах снабжения. Как найти надёжного поставщика канцелярских товаров? Каковые критерии отбора? Наши рекомендации помогут вам избежать распространённых ошибок и найти достойных кандидатов, которые возьмут на себя нелёгкое бремя по обеспечению вашего офиса не только канцелярскими, но и другими товарами, необходимыми для поддержания его работоспособности.

В поисках надёжной компании

На первом этапе нам необходима информация о компаниях, которые предоставляют подобные услуги. Максимально короткий путь к её получению – поиск в интернете. Для этого необходимо сделать запрос в одной из поисковых систем и из предложенного списка поставщиков отобрать самых достойных на наш взгляд кандидатов.

Нижеследующие критерии помогут вам сделать осознанный выбор:

  • Дата создания сайта компании. Поставщики, которые работают на рынке менее полугода – нам не интересны. Такие компании находятся на стадии становления, а поэтому при работе с ними возможны различные неприятности. Исходя из практики, для создания эффективной схемы работы и солидной базы постоянных клиентов, требуется около 2 лет. Для проверки даты регистрации доменного имени сайта используем сервис nic.ru/whois и вводим адрес исследуемого ресурса.
  • Наличие офиса и склада. Наличие офиса говорит о далекоидущих планах компании и желании встречаться с клиентами. Собственные складские помещения – это гарантия своевременной и в полном объёме доставки товара. Этот критерий менее важен, если поставщик работает с небольшими заказами. При необходимости доставить кроме канцелярских товаров и другую продукцию, например, средства бытовой химии, продукты питания и т.д., для комплектации заказа придётся посетить несколько складов, что существенно увеличит сроки доставки.
  • Посредничество или прямые поставки. Как правило, посредники предлагают продукцию по более высокой цене. Если у поставщика с развитым сервисом вы платите за высокий уровень оказываемых услуг, то в этом случае вы просто оплачиваете посреднические услуги, без получения каких-либо гарантий.
  • Ассортимент товаров. Кроме канцелярских товаров для жизнеобеспечения офиса потребуется большой ассортимент других товаров (мебель, бытовая химия, офисная техника, продукты питания и др.). Чтобы сэкономить на доставке и сократить время на оформление заказа, отдавайте предпочтение поставщикам, которые предлагают как можно больше групп товаров, используемых в офисе.

  • Ценовые категории. Наличие продукции из разных ценовых категорий позволит заказывать товары не только для повседневного использования, но и для особых случаев: организации деловых встреч, поздравлений и т.д. Это категория товаров премиум-класса, к которой относятся различные подарочные наборы, сувениры и т.д.
  • Доставка. Сроки доставки в различных компаниях варьируются от 1 до 7 дней. Поставщики, имеющие собственную службу доставки, обычно доставляют заказы в течение суток, а при необходимости могут реагировать на заявки клиентов более оперативно. При заключении договора или оформлении очередного заказа необходимо чётко оговаривать сроки, что позволит избежать форс-мажорных ситуаций.
  • Подбор товаров. Работа с онлайн-каталогом – наиболее удобный способ формирования заказа. Потребитель имеет возможность подробно ознакомиться с ассортиментом, изучить характеристики товара, сравнить цены, а поставщик – оперативно обновлять ассортимент, предоставляя потребителям самую актуальную информацию. Ещё одним плюсом являются отзывы клиентов, которые также могут быть использованы для формирования мнения о поставщике.
  • Обратная связь. Очень важным моментом является установление тесных контактов между поставщиком и клиентом. Общение не должно носить кратковременный характер и распространяться только на момент оформления заказа. Внимание со стороны компании-поставщика свидетельствует о намерении продолжать сотрудничество, а выражаться оно может в регулярном информировании клиентов о снижении цен, поступлении товаров, действующих акциях и скидках.
  • Цена. Сделайте общий обзор цен. Насторожить должны слишком низкие цены, которые могут быть свидетельством плохого сервиса, отсутствия гарантии, низкого качества товара и т.д. Качественная продукция и продуманный сервис – имеют свою цену, поэтому будьте бдительны.

Кому можно доверять, а кому нет

Если вы уже определились с поставщиком, не спешите заключать договор. Предложите сделать это у него в офисе. Как правило, недобросовестные компании избегают прямых контактов, а нас интересуют только прозрачные отношения. Если всё в порядке, используйте эту возможность для того чтобы посмотреть как всё это работает изнутри. На месте вы сможете ознакомиться с материальной базой поставщика, пообщаться с сотрудниками, оценить их квалификационный уровень.

Не забудьте проверить, все ли этапы учтены: включена ли в стоимость доставка, погрузочно-разгрузочные работы, упаковка. Компании со стажем, а именно такие мы отбирали на первом этапе, имели достаточно времени, чтобы сделать схему своей работы совершенной: работа склада, логистика, квалификация кадров, поэтому и спрос с них особый.

Что ещё должно попасть в поле вашего зрения

Большую часть вопросов, которые возникают при поиске поставщика канцтоваров, мы уже рассмотрели. Тем не менее, существует немало мелочей, которые также должны быть учтены. После оформления заказа обязательно перезвоните представителю компании, чтобы оценить уровень культуры обслуживания. Обращайте внимания на то, как быстро вам отвечают, манеру ведения диалога, желание отвечать на все интересующие вас вопросы.

Уточните, будет ли вам предоставлен персональный менеджер, постарайтесь узнать уровень их квалификации в данной сфере, опыт работы. При заказе товара можно уточнить, имеется ли в наличии заказанный вами товар, кто его производитель и основные характеристики изделий. Всё это поможет составить более полное представление о методах работы компании.

Оформление документов

Это не менее важный момент сотрудничества, который в дальнейшем позволит избежать неприятных ситуаций. Уточните у представителя поставщика следующее:

  • оформляют ли они документы в том виде, который соответствует требованиям вашего делопроизводства;
  • делают ли они распечатку заказа по категориям и позициям;
  • возможно ли оформление отдельных документов для канцелярских изделий;
  • когда выставляется счёт: по итогам месяца или после каждой покупки.

Что касается доставки, то для нас важны такие моменты:

  • доставляется ли товар в дни и время, определённые вами;
  • предупреждают ли заказчика о том, что к ним выехала машина с заказом;
  • входит ли в стоимость доставки погрузочно-разгрузочные работы;
  • возможна ли экстренная доставка необходимых вам товаров;
  • предоставляет ли компания товарный кредит.

Только комплексный анализ при выборе поставщика канцелярских товаров поможет вам избежать проблем в снабжении офиса. Безусловно, от форс-мажорных ситуаций никто не застрахован, но минимизировать вероятность их появления, в наших силах. Такой скрупулёзный подход к выбору поставщика вполне закономерен – вы вправе рассчитывать на сервис высокого уровня, потому что вы платите за это деньги и от этого зависит эффективность работы вашей компании. Надеемся, что наши рекомендации сумеют защитить вас от недобросовестных компаний.