Аренда конференц-залов: договор аренды и правила проведения конференций

В современном деловом мире не редкость проведение деловых встреч, тренингов, семинаров и прочих мероприятий. Однако не каждая фирма располагает подходящими для этого помещениями и приходится ставить вопрос об аренде конференц залов.

Арендовать зал несложно, всего лишь нужно посетить агентство или заняться поисками самостоятельно.

Общие правила по проведению встреч

Многие гостиницы города Челябинск оказывают услуги по предоставлению конференц-залов. Определены общие правила, по которым должны проводиться встречи.

• Компания, заключившая контракт по аренде конференц-зала, обязана назначить лицо, которое будет ответственным за подготовку встречи.
• Арендатор принимает на себя обязательства по сохранности объекта и расположенной в нем мебели, технического оснащения и деталей интерьера.
• Если мероприятие будет продлено свыше оплаченного времени на 15 минути больше, заказчик обязан заплатить за этот период времени в размерах оплаты за час.

Чтобы избежать всевозможных проблем, при аренде конференц залов необходимо составлять соответствующий контракт, где будут прописываться все правила и условия использования помещения.

Что должно учитываться договорах аренды?

В контракте должны прописываться не только права и обязательства заказчика, но и оговорена защита интересов владельца. Итак, на чем необходимо заострять внимание заказчику:

• залы, передающиеся в использование заказчикам, должны быть оборудованы нужной техникой (проекторами, видеопродукцией, конференц-связью и прочим.);
• в зале должен быть запасной выход, беспрепятственно открывающийся при необходимости;
• на объекте должен поддерживаться температурный режим от +18 C° и влажность 60-80%;
• встречи в конференц-залах, которые предоставляются в гостиницах города Челябинск или иных жилых зданиях, должны проходить в период времени с 6-00 до 22-00;
• отдельным пунктом в контракте прописываются возможности размещать информацию в виде презентаций, рассылок и прочего;
• оговариваются способы и размеры оплаты за использование объекта;
• также нужно принимать по внимание возможность перенести сроки мероприятия или же возможности досрочно расторгнуть договор.

Арендодатель защищает свои интересы путем включения в договор таких пунктов:

• указывается точный срок, на который арендатор передает помещение во временное пользование заказчику, утверждается схема по расстановке мебели и количество участников мероприятия;
• определяются временные рамки для внесения оплаты арендатором, а также возможность владельца расторгнуть договор, если это срок будет нарушен;
• возможность и размер начисления штрафных процентов;
• нужно уделить внимание и такому аспекту, как право нахождения заказчика в помещении до начала и после окончания встречи (обычно на это отводиться около получаса);
• на случай порчи или повреждения имущества договором должны быть предусмотрены условия по выплате компенсации арендодателю;
• определяются прочие условия по приему участников мероприятия.

Эти моменты являются основными при подписании договора об аренде, также в документ могут быть внесены и другие условия в зависимости от вида встречи и конкретного места его проведения.